PDF-Newsletter: mit Hyperlinks noch mal so schön!
Das Portable Document Format, kurz PDF, hat als universales Dateiformat zum Austausch von Dokumenten weite Verbreitung gefunden. In diesem Format lassen sich ein- und mehrseitige Dokumente, ja ganze Bücher abspeichern. Office-Dateien aus Word über Excel bis zu Powerpoint können in PDFs umgewandelt und auf diese Weise per E-Mail versendet oder auf Websites zum Herunterladen bereitgestellt werden… Die Vorteile von PDF:
- Um PDF-Dateien zu öffnen, benötigt man nicht das jeweilige Programm, mit dem die Datei erstellt wurde, sondern lediglich den Adobe Acrobat Reader, eine Software, die von Adobe gratis zur Verfügung gestellt wird.
- Die PDF-Dateien werden (meist) kleiner im Umfang als die Ursprungsdatei.
- PDF-Dokumente können nicht oder nur schwer verändert werden – vorausgesetzt, es wurden bestimmte Sicherheitsmaßnahmen getroffen.
- Umfangreichere Dokumente können mit Navigationselementen versehen werden, Inhalte sind dann zum Beispiel vom Inhaltsverzeichnis aus direkt anzusteuern.
Newsletter als PDF-Datei
Vermehrt werden auch Newsletter im PDF-Format per E-Mail versendet. Dies kann aus mehreren Gründen eine interessante Alternative zu HTML- oder Text-E-Mails sein:
- Die Publikation kann mit der Textverarbeitung oder einem Desktop-Publishing-System professionell layoutiert werden.
- Die firmeneigene Corporate Identity und das Corporate Design können umgesetzt werden.
- Der Charakter einer hochwertigen Publikation kann besser vermittelt werden.
- Im Ausdruck ist das PDF-Dokument meist um einiges „schöner“ als zum Beispiel ein Text- oder HTML-Newsletter und lässt sich auch besser archivieren.
Eines allerdings fehlt diesen PDF-Dateien in den meisten Fällen: Verweise auf Weblinks und E-Mail-Adressen sind in vielen mir bekannten PDF-Newslettern nicht klickbar. Und damit geht ein wesentliches Element der Online-Kommunikation verloren. Der Leser kann die Links auch meist nicht markieren und in das Adressfeld des Browsers kopieren, und die Kontaktaufnahme über einen einfachen Klick auf eine Mailadresse ist auch nicht möglich. Von der bequemen Nutzung eines Abmelde- oder Weiterempfehlungslinks ganz schweigen. Die Newsletter werden also „statisch“ und die Vorteile des Online-Mediums gehen verloren.
Gibt es eine Möglichkeit, Hyperlinks in PDFs einzufügen?
Ja. Dies kann auf mehreren Wegen erfolgen. Manche Programme zur Erstellung von PDFs können Hyperlinks aus Office-Anwendungen übernehmen und konvertieren diese automatisch in klickbare Links.
Mit der Software Adobe Acrobat lassen sich Links auch nachträglich in PDF-Dateien einfügen. Es stehen zahlreiche Verknüpfungsfunktionen zur Verfügung, darunter eben Weblinks und Mail-Links.
Wenn Sie also daran denken, PDF-Dokumente für den Versand per E-Mail oder zum Download auf Ihrer Website zur Verfügung zu stellen, so überlegen Sie rechtzeitig, ob Sie Links in Ihre Dateien einbauen wollen, und wählen Sie Software, die dieses Feature bietet.
[Nachtrag 8.3.2003:]
Es geht in diesem Beitrag nicht darum, die Anfertigung von Newslettern in Form von PDF-Dokumenten zu empfehlen. Sondern darum aufzuzeigen, dass PDFs, wenn man sie denn einsetzt, z.B. mit Links versehen werden können, um den Vorteil des Online-Mediums nicht zu verlieren.
Die Nachteile von PDF liegen auf der Hand: Attachments oft beträchtlichen Umfangs, der Empfänger benötigt einen Reader und nicht zuletzt ist die Produktion aufwändig, die Usability ist problematisch etc. etc. Und natürlich sollten PDF-Dokumente nicht ungefragt verschickt werden.
Tatsächlich aber gibt es heute bereits zahlreiche Publishing-Produkte, darunter auch Newsletter, die als PDFs verschickt oder zum Herunterladen angeboten werden. Ob das sinnvoll ist oder nicht, kann im Einzelfall sicher diskutiert werden. Tatsache jedoch ist, dass die online angebotenen PDFs vielfach optimierbar sind.
Der Einsatz von PDF online wird zunehmen (Formulare, E-Books, Newsletter [Kunden- und Mitarbeiterzeitschriften], Buchprojekte mit Folgelieferungen per PDF, Schulungsunterlagen etc.) – und zur Verbesserung der Usability gibt es verschiedene Funktionalitäten, die wir hier nach und nach vorstellen werden.
Mehr Informationen zum Thema PDF: